Kancelářský systém – základ elektronické spisové služby Munis

Ve správné konfiguraci modulů umožňuje systém Munis vést elektronickou spisovou službu dle zákona č. 499/2004 Sb. (včetně připravované novely) s vazbou na datové schránky a na externí datové úložiště. Oproti izolovaným softwarům určeným pro vedení spisové služby (typicky nabízeným jako samostatné a zdánlivě jednoduché hostované aplikace) umožňuje naše řešení uživatelům přirozenou provázanost celého vnitřního informačního systému – tedy provázání dalších agend, které dokumenty generují (fakturace, poplatky apod.), se systémem elektronické spisové služby. To vše při zachování jednotného ovládání, tvorby a vypravování elektronických dokumentů.

Kancelářský systém jako základ uvedené elektronické spisové služby Munis řeší dále tyto základní okruhy činností:

Schéma elektronické spisové služby

Schema Spisové služby Munis

Vazba na datové schránky

Navázání na informační systém datových schránek je znázorněno na následujícím obrázku.

Vazba na datové schránky

Adresář subjektů

Každý dokument, který do systému vstupuje nebo v něm vzniká, používá jako zdroj adres adresář subjektů. Ten umožňuje přehledné sledování různých údajů o subjektech. Především se jedná o adresní údaje, dále pak kontaktní údaje (telefon, fax, email), bankovní spojení a poznámky. V případě opravy důležitých údajů (adresa) je uchovávána i stará verze záznamu. Adresář je společný pro většinu modulů informačního systému Munis. Evidované subjekty lze řadit do různých skupin pro snazší vyhledávání a třídění také podle původu v informačním systému Munis.

Připravuje se další možnost přístupu k tomuto adresáři – přes Intranet.

Podatelna, evidence a třídění došlé pošty

Na podatelně se eviduje došlá pošta a zapisuje se do podacího deníku. Součástí programu je i elektronická podatelna, která umožňuje zpracování podání elektronickou poštou i na technickém nosiči (viz samostatný popis dále). Program tímto způsobem podporuje sjednocení postupů pro klasickou a elektronickou korespondenci.

V podacím deníku zásilka dostane přidělené jednoznačné číslo jednací, jež tvoří souvislou řadu. Typicky dokument získává číslo jednací již při základní evidenci pošty na podatelně, neboť číslo jednací je dle vyhlášky součástí podacího razítka. Nicméně lze jej přidělovat i dodatečně v rámci přerozdělování dokumentů. Formát čísla jednacího je konfigurovatelný dle požadavků organizace a může se skládat až ze čtyř základních částí, mezi kterými jsou dle vyhlášky pořadové číslo zápisu dokumentu do podacího deníku, označení roku a zkratka organizační jednotky.

Další putování dokumentu závisí na organizační struktuře a vnitřní směrnici Spisovém a skartačním řádu:

  • Podatelna rozděluje poštu přímo konkrétním pracovníkům.
  • Podatelna rozděluje došlou poštu na jednotlivé odbory.
  • Podatelna předává veškerou poštu odpovědnému pracovníkovi, který teprve následně provádí další přerozdělování.

Všechny varianty umožňují tisknout předávací protokol, některé pak přímo zadávat termíny a úkoly.

Elektronická podatelna

Elektronická podatelna je emailový klient, který zohledňuje zákonné podmínky pro provoz elektronické podatelny tak, aby uživateli usnadnil práci a zajistil provedení všech úkonů, které je organizace povinna při přijetí elektronického podání provést. Elektronická podatelna umožňuje číst došlá elektronická podání z libovolné schránky elektronické pošty prostřednictvím standardizovaných protokolů nebo přijímat elektronická podání na technickém nosiči. Proto není potřeba nákladně provozovat server na Internetu, nebo si provoz serveru či aplikace pronajímat jako u jiných řešení. Organizace tak může provozovat levně, pohodlně a hlavně plnohodnotně elektronickou podatelnu i v případě použití běžného komutovaného připojení k Internetu.

V kombinaci s modulem Kancelář jsou veškerá doručená elektronická podání jednotně spravována s ostatními podáními přijatými úřadem s veškerým uživatelským komfortem. Modul Kancelář tak poskytuje ucelený přehled o veškeré poště obíhající na úřadě, ať už byla doručena elektronicky nebo klasickou cestou.

Elektronická podatelna zajišťuje následující funkce:

  • Stahování zpráv protokolem POP3 a odesílání zpráv protokolem SMTP
  • Přijímání podání na technickém nosiči
  • Zařazení přijatých zpráv do bezpečného archívu přijaté pošty bez jakéhokoliv zásahu uživatele
  • Zapsání podání do evidence doručených podání včetně opatření identifikátorem elektronické podatelny
  • Antivirovou kontrola obsahu zprávy
  • Test, zda jsou přílohy v podání akceptovatelné podatelnou
  • Ověření elektronického podpisu a platnosti certifikátu postupem, který je v souladu s platnou legislativou
  • Odeslání elektronicky podepsaného potvrzení o přijetí nebo nepřijetí podání

Po stažení ze schránky elektronické pošty nebo načtení z technického nosiče (disketa, CD-ROM, ...) je podání zpracováno podle platné legislativy. Zcela automaticky je u podání zkontrolován elektronický podpis a platnost certifikátu odesílatele (proti seznamu zneplatněných certifikátů) a je ověřeno, zda certifikát vydal akreditovaný poskytovatel certifikačních služeb. Dále je provedena kontrola, zda typ příloh podání odpovídá typům, které organizace označila jako akceptovatelné a je provedena antivirová kontrola.

V případě, že je podání po všech stránkách korektní, je možné jej přijmout do podatelny. Při přijetí jsou využity informace o předkladateli podání, které jsou uvedeny v jeho certifikátu (např. jméno a adresa). Tyto informace jsou zapsány do adresáře a mohou být použity při další komunikaci.

V případě přijetí nebo odmítnutí podání do podatelny je vygenerována zpráva, která je předkladateli podání elektronicky doručena. Tato zpráva může obsahovat automaticky vložené popisné informace o přijatém podání a samozřejmě může být příjemcem elektronicky podepsána. Jakmile je doručené elektronické podání přijato do podatelny, je s ním nakládáno jako s jakýmkoliv jiným podáním.

Provoz elektronické podatelny vyžaduje možnost přístupu k Internetu a existenci schránky elektronické pošty, na kterou jsou doručována elektronická podání a která je dostupná protokolem POP3. Pro odesílání zpráv je nutná dostupnost příslušného serveru protokolem SMTP.

Oběh dokumentů

Rozsáhlé možnosti konfigurace Kancelářského systému zajišťují vždy bezproblémové přizpůsobení nastavení oběhu dokumentů interním směrnicím organizace (Spisovému a skartačnímu řádu). Základní evidenčním centrem je podací deník, kde mají vždy odpovědí pracovníci celkový přehled o všech dokumentech došlých nebo vytvořených na úřadě. V rámci oběhu dokumentů může být modul Kancelář svázán s dalšími i externími agendami. Takto jsou integrovány např. moduly společnosti Vita software.

Každý dokument si s sebou nese informace o své historii a podle stavu, v jakém se právě nachází, s ním může být nakládáno. Je zde samozřejmě rozlišován vztah jednotlivých pracovníků k dokumentu, tedy úroveň oprávnění k nakládání s daným objektem. Dokumenty mohou obíhat jednak mezi jednotlivými útvary (odbory, oddělení atd.) nebo v rámci jednoho útvaru mezi konkrétními pracovníky. Při komplikovanějším vyřizování je možná i spolupráce více osob na jednom dokumentu.

Při každém postupu dostávají odpovědní pracovníci automaticky generované zprávy, čímž je zvýšena kontrola oběhu dokumentů. Program má též nástroje na řešení nestandardních situací například při náhlé nemoci pracovníka, může jeho vedoucí přerozdělit vybranou poštu zastupujícímu pracovníkovi.

Kategorizace dokumentů

Protože v modulu jsou evidovány dokumenty různých typů, bývá výhodné provádět jejich kategorizaci. K tomuto účelu disponuje modul nástrojem zvaným Témata, která nabízejí možnosti třídění a číslování dokumentů určitého typu. Tato aplikace je vhodná zejména pro evidenci stížností, žádostí o informace podle zákona č. 106/1999 Sb., objednávek atd.

Do kategorizace dokumentů patří také označování ukládacím (nyní spisovým) a skartačním znakem, které se vždy děje na základě pevného číselníku, jenž se nastavuje v souladu s přílohou Spisového a skartačního řádu tzv. Spisovým a skartačním plánem. Program umožňuje tento číselník načíst z různých formátů, např. XLS.

Vyřizování, ukládání a tvorba spisů

Pověřený pracovník dostane jednak automaticky zprávu o všech zadaných úkolech, ať už se týkají došlé pošty nebo jakékoliv jiné záležitosti, a dále si pomocí nástrojů pracovního stolu zobrazit všechny došlé dokumenty, rozpracované dokumenty anebo dokumenty připravené k odeslání.

Program nabízí dvě možnosti vyřízení dokumentu:

  • Odpověď – vzniká nová zásilka, která může být vytvořena buď evidenčně nebo přímo za pomoci těsné vazby s textovými editory
  • Vyřídit – dokument je označen za vyřízený bez vzniku nové zásilky, typickým příkladem tohoto postupu je "vzat na vědomí"

V rámci vyřizování dokumentů je možné vytvářet spisy, které jsou dle vyhlášky č. 646/2004 Sb. označovány číslem spisu (typicky odpovídajícímu číslu jednacímu prvního dokumentu) a dle zákona č. 500/2004 Sb., správní řád, spisovou značkou (samozřejmě pouze za podmínky, že tomuto zákonu podléhají). V rámci spisu lze velmi snadno vytvářet související dokumenty, které přebírají všechny informace u spisu uvedené. Spis lze přerušit, uzavřít nebo znovu otevřít. Kdykoliv je možné vytisknou soupis všech součástí spisu včetně všech náležitostí dle platné legislativy.

Při ukládání dokumentů je důležité zejména určení ukládacího (nyní spisového) a skartačního znaku. Program kontroluje jejich zadání a dle těchto parametrů může následně nabízet dokumenty pro skartační řízení.

Korespondence a texty

Systém podporuje tvorbu vlastních zásilek ve formě dopisů. K vlastní tvorbě dopisu je použito některého z editorů MS Word (min. ve verzi 97), popřípadě 602 Text. Textový editor není součástí dodávky systému. Uživatel má k dispozici libovolný počet vzorů (formátů) dopisů. Dopisy jsou evidovány jako dokumenty v systému a na základě zadaných údajů (adresát, podpis, věc, ...) je generován podle zvoleného vzoru vlastní dokument dopisu, do kterého uživatel dodává pouze samotný text, pokud tento není již také součástí vzoru. Po vytvoření je dokument uložen do databáze a pracovní soubor je smazán z disku, což zvyšuje ochranu dopisu.

Podobně jako dopisy lze v systému vytvářet a ukládat libovolné texty na základě různých vzorů nebo neformátované texty soužící zejména pro elektronickou korespondenci.

Elektronické podepisování (ePero)

Tento zásuvný modul umožňuje využití možností zaručeného elektronického podpisu (dle zákona o Elektronickém podpisu). Modul má dvě hlavní funkce:

  • Ověření elektronického podpisu při přijetí zásilky
  • Elektronické podepisovaní vytvářených dokumentů

Při přijetí podepsaného podání je provedena kontrola podpisu, zobrazení certifikátu a ověření jeho platnosti. Pro ověřování certifikátů je potřeba funkční připojení k Internetu protokolem HTTP, což je možné i přes proxy. Pro provoz podatelny je nejvhodnější systém MS Windows 2000, XP, Vista se silným šifrováním a Internet Explorerem 5. 5 SP2 a vyšším. Systém je však možné provozovat i na MS Windows 98. Pro uložení certifikátů pověřených pracovníků je doporučena čipová karta.

Elektronické podepisování nově vytvářených dokumentů umožňuje například vytvoření elektronických podob rozhodnutí dle zákona č. 500/2004 Sb., správní řád. Nicméně vytváření elektronického podpisu je využíváno také v podatelně pro podepisování potvrzení o přijetí elektronických podání.

Vypravování zásilek

Dokument lze odeslat z organizace bez ohledu na to, zda byl, či nebyl vytvořen za pomocí Kancelářského systému. Odeslání znamená zápis do podacího deníku, jedná-li se o vlastní zásilku taktéž spojenou s obdržením příslušného čísla jednacího, tak i zápis na soupisku odeslané pošty (doporučeně nebo obyčejně) a zablokování dokumentu pro možnost dalších změn.

Podatelna si může vytisknout hromadný podací lístek nebo seznam obyčejně odeslané pošty. K přípravě těchto výstupů disponuje program Kancelář sofistikovaným nástrojem, který umožňuje při jediném průchodu provádět jak kontrolu vypravované pošty, tak její třídění popřípadě zařazování do společných obálek. Výsledný hromadný podací lístek má podobu, která byla schválena Generálním ředitelstvím České pošty, s. p.

Při sestavování hromadného podacího lístku lze volitelně využít čárových kódů, které program umí vytisknout na obálky a identifikovat tak nejen příslušné dokumenty dle čísla jednacího, ale také u hromadných zásilek dle příslušného adresáta. Za pomoci čtečky čárových kódů lze sestavit hromadný podací lístek velmi rychle a efektivně. Je též možná vazba s frankovacím strojem. Čárové kódy na obálkách mohou usnadňovat nejen práci výpravny, ale i následné zpracování doručenek.

Program Kancelář obsahuje kompletní podporu zpracování doručení či nedoručení zásilky. Nabízí možnosti opakovaných vypravení i vazbu na úřední desku v případě, kdy se doručuje veřejnou vyhláškou. Volitelně lze též sledovat nabývání právní moci, které modul zpracovává dle legislativou daných pravidel.

Vazba na CzechPOINT

Navázání na aplikaci Czech POINT je znázorněno na následujícím obrázku.

Vazba na aplikaci Czech POINT

Podpora frankovacích strojů

Kancelářský systém lze propojit s frankovacími stroji různých dodavatelů. Sestavení hromadného podacího lístku při využití identifikace obálek za pomoci čárových kódů a připojení frankovacího stroje je pak velmi rychlé, pohodlné a přesné.

Evidence úkolů a diář

Vnitřní pošta a úkolovník zajišťuje komunikaci mezi jednotlivými pracovníky organizace. Lze tak například delegovat zodpovědnost za vyřízení určité zásilky, posílat ke schválení dokumenty před odesláním přes podatelnu, ale třeba také informovat o důležité poradě, zadat úkol k vypracování a podobně. Nový úkol lze automaticky doplnit do elektronického diáře, který je také součástí Kancelářského systému. Výhodou této centrální evidence je zejména to, že všechny úkoly, ať již souvisí s vyřizování dokumentů nebo s plněním jiných pracovních povinností, jsou pro každého pracovníka k dispozici na jednom jediném místě.

Modul též umožňuje nastavit si uživatelsky parametry pro připomínání v určitých časových okamžicích před termínem akce (např. porady) nebo úkolu (např. vyřízení dokumentu).

Sekretariát

Umožňuje provádět zápisy ze zasedání Zastupitelstva či Rady obce, zadávat a přehledně kontrolovat plnění souvisejících úkolů. Nástroj lze též využít při operativních poradách na obcích nebo v rámci jednotlivých odborů městského úřadu.

Plánování jízd služebních vozidel

Přináší možnost automatického vyhledávání volného času vozidla, přehledné zobrazení vytížení vozidla v grafickém diáři a přípravu tištěných podkladů pro řidiče služebních vozidel.

Kniha jízd

Tato funkce Kancelářského systému umožňuje evidovat libovolný počet vozidel užívaných ke služebním nebo soukromým účelům. Po zadání potřebných údajů program automaticky generuje knihu jízd a vyúčtování včetně diet. Tiskové sestavy jsou upraveny pro případy užití soukromého vozidla ke služebním účelům, služebního vozidla k soukromým účelům a služebního vozidla ke služebním účelům.

Správní řízení

Modul Správní řízení umožňuje zejména:

  • Přidat k evidenci spisu evidenci všech účastníků řízení rozdělených do třech skupin. Tyto skupiny lze volitelně přidávat k vytvářeným dokumentům v rámci řízení, aniž by bylo nutné je vždy znovu vyhledávat.
  • Doplnit evidenci spisu o další parametry, jejichž název a obsah je pro dané řízení typický.
  • Připravit si vzorové dokumenty, které v rámci jednotlivých řízení vznikají, a ty pak již celé včetně všech parametrů vytvářet stiskem jediného tlačítka.
  • Nastavit stav řízení a přesné hlídání termínů.

Program Vám tak nejenom nabízí možnosti vytvoření dokumentů od určení oprávněné úřední osoby, oznámení o zahájení řízení až po rozhodnutí ve věci, ale navíc Vás přímo povede při plnění jednotlivých kroků a bude za Vás hlídat dodržení zákonných lhůt.

Modul Správní řízení je nadstavbou programu Kancelář.