Elektronická spisová služba Munis ERMS

Elektronický systém spisové služby Munis ERMS je jedním z modulů informačního systému Munis. Jednou z jeho hlavních předností je velká škálovatelnost, která umožňuje, aby byl provozován na malých obcích i na velkých městech, obce s rozšířenou působností nevyjímaje. Samozřejmou součástí jsou vazby na nástroje e-governmentu (datové schránky, CzechPOINT, CzechPOINT@Office, základní registry apod.), standardizovaná vazba na aplikace třetích stran dle Národního standardu a podpora pro skartační řízení v elektronické podobě. Vlastní modul je rozdělen do pěti aplikací: Podatelna, Úředník, Vedoucí, Spisovna a Nastavení.

Aplikace Podatelna slouží pro příjem všech typů dokumentů všemi možnými komunikačními kanály včetně informačního systému datových schránek a elektronické pošty. Přijaté dokumenty jsou zaevidovány a dále předávány k vyřízení vedoucím, nebo jiným pověřeným pracovníkům, jednotlivých odborů. Pro podporu předávání listinných dokumentů jsou tištěny předávací protokoly došlé pošty, tato podpora byla na vyžádání rozšířena i na dokumenty elektronické. Uvedené rozšíření je samozřejmě možné nastavit dle požadavků každého zákazníka. Dále řeší modul Podatelna celou výpravnu, a to opět jak pro listovní zásilky, tak pro elektronické zásilky posílané přes datovou schránku. Modul také eviduje všechny typy doručenek, které lze předávat obdobným způsobem jako dokumenty.

Aplikace Úředník je určena konkrétním pracovníkům pro přebírání a následné přerozdělování došlé pošty. V modulu lze také zaevidovat osobní podání, pokud se podatel dostaví přímo k úředníkovi. Aplikace dále slouží k vyřizování přijatých dokumentů včetně tvorby spisů, popř. typových spisů. V aplikaci Úředník lze vytvářet nové koncepty v mnoha podobách a využívat k tomu předpřipravené vzory, do nichž jsou příslušné údaje automaticky vpisovány. Podle nastavených pravidel jsou koncepty předávány ke schválení, přičemž při tom dochází k převodu digitálních dokumentů do výstupního datového formátu, k podepisování a k časovému razítkování. Posledním krokem vyřizování dokumentů je tvorba zásilek předávaných k vypravení do aplikace Podatelna. V aplikaci Úředník se také připravují vyřízené dokumenty a uzavřené spisy, popř. uzavřené díly typových spisů k předání do spisovny. Při tomto procesu dochází ke všem potřebným kontrolám.

Aplikace Vedoucí je speciální rozšíření určené pro uživatele, kteří se spisovou službou pracují velmi výjimečně a v podstatě jen pro to, aby elektronicky podepsali (schválili) patřičné dokumenty. Cílený je tedy zejména na zastupitele a vedoucí představitele města. Základem přístupu aplikace Vedoucí je jednoduchost a přehlednost. V aplikaci vedoucí lze také kontrolovat činnost podřízených, vyhledávat dokumenty a spisy a zobrazovat různé statistiky.

Aplikace Spisovna zajišťuje celkovou evidenci spisovny a uložených dokumentů a spisů. Dále je v této aplikaci možné realizovat celé skartační řízení v elektronické podobě a odpovídajícím způsobem komunikovat s příslušným archivem. Výstupní SIP balíčky se samozřejmě hromadně generují v rámci daného skartačního řízení, ale je také možné je jednotlivě vytvořit kdykoliv dopředu během uložení dokumentu či spisu ve spisovně. Nejtypičtějším důvodem pro tento postup je ověření jejich kvality pomocí testovacího nástroje zveřejněného Národním archivem.

Aplikace Nastavení se využívá zejména v době konfigurace systému, popř. samozřejmě k dalším úpravám nastavení, pokud jsou v rámci změn u původce nebo v rámci vývoje legislativy potřeba. Lze v ní nastavit vše potřebné včetně automatického třídění dokumentů na podatelně, vzorů pro koncepty, schvalovacích procesů, parametrů pro plnotextové vyhledávání, pomocné číselníky metadat pro rychlejší zadávání údajů bez chyb apod.

Vazby elektronické spisové služby

Elektronický systém spisové služby hraje z hlediska konkrétního úřadu roli centrálního správce dokumentů. Všechny přijaté dokumenty, pokud podléhají evidenci, jsou zde primárně zaevidovány. Stejně tak všechny odchozí dokumenty jsou vypravovány za pomoci tohoto systému. Uvnitř organizace mohou dokumenty obíhat různým způsobem. Z hlediska interních informačních systémů jsou možné tři varianty:

Dokumenty jsou po celou dobu životního cyklu zpracovávány, vyřizovány a posléze ukládány v rámci centrálního systému spisové služby.
Dokumenty zůstávají v evidenci spisové služby, ale pro vyřizování jsou předávány do specializovaného (typicky agendového) informačního systému, který zajišťuje jejich zpracování, tvorbu spisů a nových vlastních dokumentů. Teprve po vyřízení dokumentu a uzavření spisu jsou tyto entity vraceny do spisové služby k dalšímu uložení.
Dokumenty po předání na konkrétní odbor a k vyřízení konkrétnímu úředníkovi jsou přeevidovány do samostatné evidence dokumentů, která dále zajišťuje veškeré další kroky životního cyklu dokumentu až po realizaci skartačního řízení. Touto samostatnou evidencí může být třeba modul Fakturace IS Munis.

Podepisování, razítkování a pečetění

Orgány veřejné moci musí k elektronickému podepisování dokumentů využívat jen kvalifikovaný elektronický podpis, což je dle nařízení eIDAS zaručený elektronický podpis, který je vytvořen kvalifikovaným prostředkem pro vytváření elektronických podpisů a který je založen na kvalifikovaném certifikátu pro elektronické podpisy. Vlastní elektronické podepisování musí samozřejmě splňovat příslušné normy, což zaručí použitý systém, nejčastěji elektronický systém spisové služby. Proces elektronického podepisování znamená připojení elektronického podpisu založeného na kvalifikovaném certifikátu pro elektronické podpisy, který je uložen na kvalifikovaném nosiči. V elektronickém systému spisové služby Munis ERMS je tento proces součástí schvalovacích postupů v aplikacích Úředník anebo Vedoucí.

Kromě elektronického podpisu je třeba podle § 11 zákona č. 297/2016 Sb. připojit k podpisu také kvalifikované elektronické časové razítko, a to ve všech případech, kdy se elektronickým dokumentem právně jedná. Podle metodického pokynu MV je třeba chápat význam právního jednání ve velmi širokém smyslu zahrnujícím jak veřejnoprávní, tak i soukromoprávní formy. U těch veřejnoprávních se primárně jedná o konstitutivní a deklaratorní rozhodnutí orgánů veřejné moci, avšak právních jednání ve smyslu zákona č. 297/2016 Sb. zahrnuje podle tohoto metodického pokynu i úkony orgánů veřejné moci s nižší mírou právních účinků, respektive nepřímými právními účinky jako je osvědčení, vyjádření či sdělení. Z tohoto pokynu lze usuzovat, že časové razítko je třeba přidat prakticky vždy. Splnění této povinnosti je v elektronické spisové službě Munis ERMS velmi jednoduché. Nastavení časového razítkování je také součástí schvalovacích procesů a uživatele nikterak nezatěžuje. Pro obce, které nemají uzavřenou smlouvu s poskytovatelem služeb vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na službu časového razítkování, navíc společnost Triada nabízí vlastní zprostředkování s okamžitou aktivací služby přímo ve spisové službě Munis ERMS.

Poslední variantou zabezpečení dokumentu je elektronické pečetění. Ustanovení § 8 zákona č. 297/2016 Sb. říká, že nestanoví-li jiný právní předpis jako náležitost právního jednání obsaženého v dokumentu podpis nebo tato náležitost nevyplývá z povahy právního jednání, pak orgány veřejné noci zapečetí dokument v elektronické podobě kvalifikovanou elektronickou pečetí. Existují různé způsoby, jak lze elektronické pečetění realizovat, avšak důležité je, že je třeba jej použít v případech, kdy se dokument elektronicky nepodepisuje. Lze se setkat i s jiným výkladem uvádějícím, že pečetit by se měl každý dokument, a to i takový, který je podepsán. Avšak tento výklad není podložen žádným ustanovením a též výše citovaný metodický pokyn Ministerstva vnitra k tomu uvádí, že se dokumenty buď podepisují, nebo pečetí. Ve většině případů lze tedy vystačit s používaným elektronickým podepisováním a netřeba elektronické pečetění řešit. Pokud by ale nastaly případy, kdy se dokumenty nepodepisují, pak lze v prostředí elektronické spisové služby Munis ERMS přidat k dokumentu v digitální podobě též kvalifikovanou elektronickou pečeť.

Elektronické skartační řízení

Skartační řízení je jedním z posledních kroků životního cyklu dokumentu u původce. Pokud je pro podporu odborné správy dokumentů používán elektronický systém spisové služby, pak je dána zákonná povinnost i skartační řízení realizovat v elektronické podobě. Rozhodující tedy není to, zda konkrétní dokumenty, jež do skartačního řízení vstupují, jsou v listinné či elektronické podobě, ale jaká je forma primární evidence. To platí nejen pro spisovou službu, ale také pro samostatné evidence dokumentů. Jsou-li například daňové doklady a další účetní dokumenty evidovány v elektronickém systému, pak také proces jejich následné skartace musí být veden v elektronické podobě.

Vlastní skartační řízení je obsaženo v aplikaci Spisovna, kde lze z navržených dokumentů a spisů podle skartačních lhůt sestavit seznam pro skartační návrh. Aplikace k němu vygeneruje automaticky průvodní dopis a vše pošle jako dokument přes elektronickou spisovou službu. Reakce archivu je zapsána na podatelně jako standardní podání a dále v rámci vyřizování v aplikaci Úředník spárována s daným skartačním řízením. Výsledek je pak zobrazen opět v aplikaci Spisovna. Následuje pak vygenerování tří dalších dokumentů – podkladů pro skartaci analogových dokumentů, podkladů pro přenos analogových archiválií do archivu a seznamu kompletních SIP balíčků s průvodním dopisem pro přenos digitálních archiválií do digitálního archivu.

Skartační řízení v elektronické podobě je kvalitativně nový proces, který staví na mnoha zkušenostech z původního skartačního procesu, ale také přidává mnoho nového. Bez pečlivě vedené spisové služby a dlouhodobé podpory precizního výkonu spisové služby, zejména ze strany vedení organizace, jej nelze realizovat. Na druhou stranu, pokud má úřad kvalitně vedenou spisovou službu, není příprava a provedení skartačního řízení v elektronické podobě v žádném případě nepřekonatelnou překážkou.

Novela NSESSS – Národní standard

Konkrétní pravidla pro vedení spisové služby v elektronické podobě jsou specifikována Národním standardem, který publikuje Ministerstvo vnitra ve svém věstníku na základě zmocnění daném v zákoně o archivnictví a spisové službě. Elektronický systém spisové služby Munis ERMS v aktuální verzi dodržuje všechna pravidla daná tímto předpisem, včetně standardizovaného rozhraní pro aplikace třetích stran a všech výstupů ve formátech určených přílohami této normy.