Skartačního řízení se bát nemusíte

Když se řekne skartační řízení, řada lidí si představí něco nepříjemného spojeného s přísnou kontrolou a složitými postupy. Takové ale skartační řízení být vůbec nemusí. Jedná se totiž o velmi užitečný proces, který dokáže vyčistit vaše prostory od spisů a dokumentů, které v nich zbytečně zabírají místo. Zvládnout elektronické skartační řízení není složité, a tak z něho nemusíte mít obavy. Pustit byste se do něj měli co nejdříve.

Důvod, proč byste neměli provádění skartačního řízení odkládat, plyne mimo jiné ze změn v legislativních pravidlech popisujících výkon spisové služby, které se za poslední dva roky významně zpřísnily. Poměrně dlouhé přechodné období, které bylo v souvislosti s těmito změnami nastaveno, lze nyní vhodně využít k tomu, abyste prošli několika skartačními řízeními. Díky nim si vyčistíte dosavadní evidenci od všech dokumentů a spisů, které už tam nemají být.

Podmínkou elektronického skartačního řízení je kvalitní vedení spisové služby zahrnující vyřizování dokumentů a uzavírání spisů. Bez toho to opravdu nepůjde. Určitě proto začněte tím, že prověříte, že máte všude, kde je třeba, vyznačené vyřízení dokumentů a uzavření spisů. Pokud zjistíte nějaké resty, elektronická spisová služba Munis ERMS vám je pomůže zvládnout. Nabízí totiž mnoho hromadných procesů – viz obr. 1.

Pokud se chystáte na své první elektronické skartační řízení, nesnažte se si ukousnout moc velký krajíc najednou. Je vždy lepší začít od menších jasnějších celků. Vyberte si vhodnou věcnou skupinu, např. „Evidence dokumentů zveřejněných na úřední desce“, která je typickou „eskovou“ věcnou skupinou – tedy takovou věcnou skupinou, která je navrhována ke skartaci. Vyhledejte všechny dokumenty, jež máte k tomuto tématu vyřízené ve spisové službě a přeneste je do spisovny (ukázka tohoto výběru je na Obr. 2).

Dále je potřeba domluvit se s archivářem vašeho místně příslušného archivu, že chcete zahájit elektronické skartační řízení a že máte vybranou věcnou skupinu ke skartaci. Archivář vám typicky doporučí si vše nejprve vyzkoušet na testovacím portálu. Nemusíte se tak bát, že něco zkazíte, protože to je opravdu jen na zkoušku.

V aplikaci ERMS Spisovna pak založíte skartační řízení a vyberete připravené ukládací jednotky této věcné skupiny. Na začátku to může být i jen jedna ukládací jednotka. Následně vygenerujete SIP balíčky a uložíte je na testovací portál. Ukázka generování SIP balíčků je na Obr. 3. I kdybyste nejprve zkusili jen řízení o deseti dokumentech, pořád to bude stát za to. Důležité je se do skartačního řízení pustit.

Pokud skartační návrh v testu projde, můžete si požádat o přístup na ostrý portál a využít již připravené skartační řízení a vygenerované SIP balíčky a vložit je tam. Postupy práce s portálem nejsou složité, a kromě archivářů je z pohledu původců znají také naši konzultanti a obchodní zástupci, kteří vám s celou přípravou řízení mohou pomoci.

Jakmile je odsouhlasen skartační návrh a vy získáte povolení ke skartaci, stačí jen v elektronické spisové službě tuto odpověď načíst a aplikovat. Dokumenty se samy označí za smazané. Jejich digitální obsah je odstraněn a v evidenci zbyde jen tzv. hlavička metadat informující o tom, že dokumenty v evidenci byly.

Samozřejmě pokud jsou součástí návrhu i analogové dokumenty, musíte je zničit fyzicky a ideálně samozřejmě zaprotokolovaně, protože jde o důležitý krok z pohledu ochrany osobních údajů podle GDPR.

Následně doporučujeme celý postup opakovat pro další věcnou skupinu, která by tentokrát již třeba mohla obsahovat archiválie. Vhodným kandidátem bývají denní svodky transakčního protokolu, ale lze zvolit i jiné věcné skupiny.

Tímto postupným ukrajováním získáte v uvedených postupech praxi a začnete si čistit evidenci dokumentů i vlastní prostory. Důležité a často na celém postupu nejsložitější je ověření, že elektronická evidence ve spisové službě odpovídá faktickému stavu těch dokumentů a spisů, které máte uloženy v listinné podobě v příslušné krabici ve spisovně. I proto je vhodné začít od těch jasnějších a jednodušších případů. Vždyť toto již napsal Jan Amos Komenský ve své Didaktice, že je třeba postupovat od věcí známých k neznámým, od jednodušších ke složitějším. Pojďme to stejně dokázat v elektronickém skartačním řízení, které nakonec může být takovou hrou s dobrým koncem v podobě vyčištěné evidence a uvolněných prostor od těch dokumentů a spisů, které tam již nemusí být.